Arhivarea documentelor este un proces necesar și obligatoriu și din punct de vedere legal. Există unele documente ce trebuie păstrate timp de 5 sau 10 ani, și altele, ca statele de salarii, trebuie păstrate vreme de 50 de ani. Statul român impune reguli foarte clare apropos de arhivarea documentelor: documentele trebuie grupate în dosare, numerotate și șnuruite iar gruparea documentelor trebuie făcută cronologic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care fac referire. Dosarele trebuie păstrate în spații special amenajate, unde pot fi asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii.

În acest context, pentru companiile care preferă păstrarea în format hard-copy, adică tipărite, produsele de arhivare sunt esențiale. Mai mult decât niște simple cutii din carton, containerele și cutiile de arhivare au o importanță deosebită în păstrarea integrității documentelor, fotografiilor sau proiectelor. Folosite de companii, de muzee și persoane private deopotrivă, aceste produse de papetărie trebuie alese și depozitate cu grijă.

Unul dintre criteriile importante de selecție al unei cutii de arhivare sau ale unui container este materialul din care sunt fabricate. O cutie de carton pentru ambalare, deși este fabricată tot din carton, nu este potrivită pentru arhivarea documentelor. Acest lucru se datorează faptului că o astfel de cutie este fabricată din carton de calitate inferioară care în timp devine acid. Cum se traduce în fapt acest lucru? Documentele sau cărțile depozitate într-o cutie fabricată din acest tip de carton se vor îngălbeni în timp și, odată cu trecerea timpului pot deveni ilizibile. De aceea cutiile de arhivare ar trebui fabricate din carton fără acid. Și pentru că vorbim despre carton, cutia de arhivare trebuie să fie fabricată din carton ondulat. O cutie din carton ondulat este o cutie care își păstrează forma în timp, este ușor și extrem de rezistent. Din acest motiv, cutiile de arhivare ca cele de aici pot fi poziționate atât vertical, cât și orizontal.

În același timp, cutia de arhivare trebuie să conțină o cantitate cât mai mică sau deloc adeziv pentru că, la fel ca și cartonul, adezivul devine acid în timp și va duce la îmbătrânirea prematură a documentelor din interiorul cutiei.

Capacitatea cutiilor și containerelor de arhivare este un alt criteriu ce trebuie avut în vedere. Indiferent de formatul, este recomandat să nu umpleți cutia la maxim pentru a preveni deformarea acesteia și a permite o bună circulație a aerului în interiorul cutiei. Pe de altă parte evitați să lăsați prea mult spațiu liber pentru ca documentele și dosarele din interiorul cutiei de arhivare să nu se deformeze.

Cu toate acestea o cutie de arhivare nu poate face minuni de una singură și pentru a vă asigura că actele companiei sunt păstrate în siguranță există câteva măsuri suplimentare pe care le puteți lua. Prima dintre ele este să vă asigurați că depozitați cutiile și containerele de arhivare într-un spațiu cu un nivel de umiditate foarte scăzut. Mai apoi este indicat să puneți cutiile pe rafturi și nu direct pe sol astfel încât, în eventualitatea unui accident nefericit apa să nu poată ajunge la ele. Climatul încăperii este și el foarte important și ar trebui să fie constant căci fluctuațiile de temperatură și umezeală pot afecta durabilitatea cutiilor de arhivare și pot duce la apariția mucegaiurilor.

Ar trebui să inspectați arhiva în mod periodic pentru a fi sigur că atât containerele, cât și cutiile de arhivare vechi își păstrează integritatea și să le înlocuiți de fiecare dată când descoperiți capace rupte, cutii umede, etc.

Folosite în mod corect cutiile și containerele de arhivare pot fi depozitate una peste alta ajutându-vă în acest fel să economisiți spațiu.

Alte articole de arhivare care v-ar putea fi de folos pentru a arhiva documentele într-o manieră organizată sunt dosarele din plastic sau dosarele din carton, alonjele, indecsii și intercalatoarele pentru o buna organizare în interiorul cutiei de arhivare, markerele și etichetele, perforatoarele și capsatoarele. Toate aceste produse pot fi achiziționate la prețuri foarte avantajoase de la Austral.ro, un site destinat companiilor și care vă pune la dispoziție o gamă variată de produse de birotică și papetărie.

Păstrarea în siguranță a documentelor unei companii este vitală atât pentru companie cât și pentru angajații, partenerii și clienții ei, mai ales în contextul protecției datelor personale, binecunoscutul GDPR. În plus un sistem de arhivare bine pus la punct va contribui la eficientizarea muncii și la creare un spațiu ordonat și organizat la birou.

Sursa foto: https://pixabay.com/photos/archive-boxes-shelf-folders-1850170/